Procedimiento de Gestión de las Comunicaciones

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

1. ÓRGANO COMPETENTE

El órgano responsable de la gestión del Canal de Denuncia de TUBANOR INSTALACIONES S.L. es el Órgano de Cumplimiento de la empresa, que actúa con independencia y autonomía funcional.

Si su denuncia afecta directamente a algún miembro del Órgano de Cumplimiento, deberá hacerlo constar en el formulario para que la gestión de la misma sea asignada a un instructor independiente y se garantice la plena objetividad del procedimiento.

Nota: Antes de la puesta en marcha definitiva del canal, TUBANOR INSTALACIONES S.L. deberá designar formalmente a los miembros del Órgano de Cumplimiento y, en su caso, formalizar el correspondiente acuerdo con el proveedor externo del servicio (por ejemplo, una asesoría o empresa especializada como Marca Franca S.L., tal y como se plantea en el ejemplo de referencia).

2. NORMAS DEL CANAL DE DENUNCIA

El marco regulador del Canal de Denuncia está constituido por la presente documentación, por la Política de Privacidad, por el Manual de Uso y por la normativa legal aplicable (Ley 2/2023 y Directiva (UE) 2019/1937).

3. REQUISITOS DE LAS DENUNCIAS

La denuncia debe contener unos requisitos mínimos que posibiliten una investigación posterior. A fin de que pueda ser considerada como tal, deberá contener los siguientes datos:

  1. Nombre y apellidos de la persona o personas autoras de la denuncia y su relación con la empresa, con indicación del cargo, condición y/o vinculación.
  2. Dirección de correo electrónico a efectos de notificaciones.
  3. Cuando sea posible, identificación del denunciado e indicación de su cargo, condición y/o vinculación con TUBANOR INSTALACIONES S.L.
  4. Descripción detallada de la conducta potencialmente ilegal, ilícita o irregular (medios empleados para su comisión, fecha aproximada en que tuvo lugar, área o lugar en que se cometió, y persona/s presuntamente implicada/s).
  5. Posible clasificación de los hechos denunciados (urgente / no urgente).
  6. Constatación de si los hechos denunciados se siguen produciendo en el momento de formular la denuncia.
  7. Constatación de si los hechos denunciados afectan a algún responsable de gestionar el Canal de Denuncia.

El autor de la denuncia podrá acompañarla de cuantos documentos, vídeos, audios o evidencias estime convenientes para acreditar los hechos denunciados. Para ello, una vez recibida la comunicación inicial, el Órgano de Cumplimiento podrá solicitarle la documentación complementaria a través del correo electrónico facilitado.

4. CLASIFICACIÓN DE LAS DENUNCIAS

Los denunciantes clasificarán sus denuncias como:

  1. Urgentes: las que hacen referencia a infracciones de la legalidad, del Programa de Cumplimiento o a prácticas que, no siendo estrictamente ilegales, pudieran poner en peligro la salud e integridad de las personas, la calidad de los productos y servicios prestados, o el prestigio reputacional de la compañía.
  2. No urgentes: todas las demás, en especial, cuando se comunican desvíos menos graves de la legalidad o del programa de cumplimiento normativo de la compañía, o cuando se señalan actitudes o prácticas de riesgo que, a juicio del denunciante, deben ser analizadas y, en su caso, revisadas para evitar potenciales peligros o futuros incumplimientos de la legalidad.

TUBANOR INSTALACIONES S.L. comunicará de inmediato a los denunciantes que la denuncia ha sido recibida.

5. DENUNCIANTES DE BUENA FE: PROTECCIÓN Y GARANTÍA DE INDEMNIDAD

Las denuncias que se presenten tendrán la consideración de información confidencial y reservada. A tal efecto, se salvaguardará especialmente la identidad de los denunciantes de buena fe y serán protegidos contra cualquier clase de represalia, discriminación o penalización por motivo de la denuncia realizada.

Si tras la investigación se acreditase que la denuncia fue presentada de mala fe, se adoptarán contra el denunciante las medidas disciplinarias que resulten procedentes. En este sentido, se considerará que el autor actúa de mala fe siempre que:

  1. Sea consciente de la falsedad de los hechos.
  2. Actúe con manifiesto desprecio a la verdad.
  3. Actúe con la intención de venganza o de perjudicar a la persona denunciada y/o a TUBANOR INSTALACIONES S.L.
  4. Actúe con la intención de lesionar el honor o perjudicar la reputación laboral, profesional o empresarial de cualquier persona o entidad vinculada a TUBANOR INSTALACIONES S.L.

6. DERECHOS DEL DENUNCIADO

El denunciado y las terceras partes implicadas (posibles afectados, testigos…) tienen derecho a conocer la existencia de una denuncia en su contra. Este deber de información no implica en ningún caso revelar al denunciado la identidad del denunciante, o datos que permitan conocer o deducir su identidad, sino únicamente:

  1. Que ha sido denunciado a través del canal de denuncia implantado en la compañía.
  2. Cuáles son los hechos denunciados.
  3. De la confidencialidad del sistema y no represalias por parte de la organización.
  4. De la posible comunicación de los datos a Jueces y Tribunales o a las personas, físicas o jurídicas, que se considere pertinentes, implicadas en cualquier fase de la investigación.
  5. De la razón social y dirección del responsable del fichero que realice el tratamiento de la información.
  6. De la finalidad del tratamiento de los datos.
  7. De la forma y dirección para ejercer los derechos de acceso (en ningún caso a la identidad y datos personales del denunciante), rectificación, cancelación y oposición.
  8. De las consecuencias que conlleva realizar una denuncia falsa.

El plazo máximo para formalizar esta comunicación será de 3 meses a contar desde la recepción de la denuncia.

7. PROCEDIMIENTO DE TRAMITACIÓN

7.1. Recepción y acuse

Una vez recibida la comunicación a través del formulario, el sistema remitirá acuse de recibo inmediato a la persona denunciante en la dirección de correo electrónico facilitada.

7.2. Admisión a trámite

El Órgano de Cumplimiento analizará la comunicación y, en un plazo máximo de siete días naturales, decidirá sobre su admisión a trámite. Podrá acordar la inadmisión cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento, sea ininteligible, sea anónima y no aporte indicios suficientes, o se refiera a cuestiones ajenas al ámbito de aplicación del canal.

7.3. Instrucción

Si la comunicación es admitida, se abrirá un expediente y se llevará a cabo la instrucción correspondiente, dando trámite de audiencia al denunciado, a los afectados y a los terceros que puedan actuar como testigos, cuya intervención será completamente confidencial.

7.4. Resolución

Tras la finalización de la instrucción, se emitirá un acuerdo motivado estimando o no la denuncia, justificando siempre la decisión adoptada. Este acuerdo se notificará a denunciante y denunciado en el plazo previsto (máximo 3 meses) y, como mínimo, debe contener:

  • Identificación del número de expediente, del denunciante, del denunciado y del instructor del procedimiento.
  • Análisis de la información y documentación aportada en la denuncia, recabada por el instructor y, en su caso, la aportada por el denunciado.
  • Valoración de las alegaciones efectuadas en el trámite de audiencia.
  • Resumen de los hechos denunciados y del resultado de la instrucción.
  • Decisión adoptada.
  • Fundamento de hecho y de derecho de la decisión adoptada.
  • Medidas a adoptar.
  • Medidas, si procede, a adoptar para mejorar el plan de prevención de delitos o de cumplimiento normativo.